Freelancejournalist & eindredacteur
De Burnout Assessment Tool (BAT) werd in maart vorig jaar aangekondigd als de eerste wetenschappelijk gevalideerde methode om het risico op burn-out in kaart te brengen. De onderzoekers van de KU Leuven hadden het tijdens hun presentatie over een belangrijk instrument voor de preventie van burn-out. De BAT, die een lijst met 32 vragen over de kernsymptomen (uitputting, mentale distantie, cognitieve en emotionele ontregeling) en secundaire symptomen (psychische en psychosomatische spanningsklachten) van burn-out omvat, zou dokters en psychologen, maar ook werkgevers en preventiediensten helpen om problemen met psychosociaal welzijn in organisaties, afdelingen en teams te detecteren en vroegtijdig aan te pakken.
Een van de organisaties die er in het voorbije jaar mee aan de slag is gegaan, is Fujifilm Belgium, producent van fotochemicaliën. “In mijn eigen afdeling heb ik meegemaakt welke vernietigende kracht burn-out kan hebben”, vertelt HR- en communicatiedirector Luc Verhaegen. “We zagen de signalen van ver aankomen, maar hebben de collega in kwestie uiteindelijk niet bij ons aan boord kunnen houden.” Die ervaring was voor Verhaegen één van de redenen om verdere stappen te zetten en structureel rond preventie van burn-out te werken. “Ook uit de risicoanalyse die Securex van onze onderneming had gemaakt, wisten we dat er werk aan de winkel was. Naar werk-privébalans van de medewerkers bijvoorbeeld zaten we duidelijk in het rood. Eigenlijk verraste ons dat ook niet zo. Sinds 2006 is Fujifilm continu in verandering. Er waren herstructureringen, inhoudelijke verschuivingen, integraties met andere afdelingen binnen de groep enzovoort. Dat weegt allemaal zwaar door voor het personeel, dat er vaak extra taken moest bijnemen. Daarbovenop was er de onzekerheid waarmee de medewerkers af te rekenen kregen. In het voorbije decennium zijn we van 500 naar 150 medewerkers gegaan. Dat is geen eenvoudige context om in te werken.
Het is vanuit die achtergrond dat Luc Verhaegen contact zocht met Gerrit Belis, een klinisch psycholoog die gespecialiseerd is in de behandeling van werknemers met burn-outklachten (U-Count!) en daarnaast als onderzoeker verbonden is aan het Universitair Psychiatrisch Centrum van de KU Leuven. Belis liet Verhaegen kennis maken met de Digital Burnout Application (DBA), het allereerste digitaal zelfhulpplatform voor werknemers dat vertrekt vanuit de Burnout Assessment Tool. Werknemers vullen de korte, wetenschappelijk gevalideerde vragenlijst in om te ontdekken of ze al dan niet in de gevarenzone zitten en of verdere actie nodig is. Belis: “Groen wil zeggen ‘geen vuiltje aan de lucht’, oranje wijst op een zekere uitputting en rood is een absoluut knipperlicht. Dan is de kans groot dat de werknemer effectief al in een burn-out zit.”
Al naargelang de uitkomst van de BAT krijgt de medewerker vervolgens het advies en de hulp die hem/haar in staat stelt iets aan zijn/haar situatie te veranderen en terug naar groen te evolueren. “Het blijft dus niet bij screenen alleen”, vervolgt Belis. “De Digital Burnout Application maakt ook de opening naar oplossingen. Zo helpt de tool om zowel aan de persoons- als aan de organisatiegebonden risicofactoren te werken. Als een medewerker bijvoorbeeld moeite heeft om nee te zeggen, dan zal de DBA samen met de medewerker trachten te achterhalen waarom dat zo is. De achterliggende gevoelens en gedachten worden in kaart gebracht, alsook de nadelen die ze op lange termijn voor hem/haar hebben.” Het vervolg van de module gaat over verandering: hoe raakt de medewerker uit de spiraal? De DBA stelt de medewerker elke keer een beetje meer bloot aan zijn angsten, tot hij/zij uiteindelijk op het gewenste gedrag uitkomt. Als er ook organisatorische factoren spelen, bijvoorbeeld een conflict in het team, dan zal de DBA gesprekstechnieken aanreiken en een actieplan helpen maken, waarna de werknemer in kwestie naar zijn collega en/of leidinggevenden kan stappen. “De applicatie verloopt volledig digitaal,” verduidelijkt Belis, “maar wie daar nood aan heeft, kan wel een telefonische hulplijn inschakelen.”
Fujifilm koos ervoor om het instrument eerst in de vestiging in Zaventem uit te rollen. “We zijn gestart met een uitgebreide infosessie voor de medewerkers en daarnaast een training van een dag voor de managers”, vertelt Verhaegen. “Die laatsten kregen uitleg over hoe ze signalen van burn-out kunnen herkennen, maar ook over de werking van de Digital Burnout Application. Op die manier kunnen ze zelf mee aan de kar trekken en medewerkers aanzetten om de tool te gebruiken.”
De training was ook bedoeld om een aantal hardnekkige vooroordelen over stress en burn-out weg te werken. Via rollenspellen leerden de managers onder andere hoe ze het gesprek met de medewerkers hierover kunnen aangaan. “Voor een leidinggevende komt het er vooral op aan om alert te zijn”, zegt Belis. “Vertelt een medewerker dat hij/zij slecht slaapt, pik daar dan op in. Pols voorzichtig of het misschien met zijn/haar werk te maken heeft en of er eventueel aanpassingen mogelijk zijn die het werk draaglijker kunnen maken. De uitdaging is om het gesprek te openen, zonder het heel zwaarwichtig te maken.”
Alles bij elkaar hebben zo’n vijftig medewerkers van Fujifilm aan een infosessie deelgenomen. Hoeveel van hen de DBA effectief gebruiken/gebruikt hebben, weet Verhaegen niet exact. “Medewerkers zijn niet verplicht om met de tool te werken. Zij die het wel willen, kunnen dat in alle anonimiteit doen.” Van zij die de BAT ingevuld hebben, kwam ongeveer 30 procent in de gevarenzone uit. Dat is ongeveer hetzelfde percentage dat bij een werknemersbevraging een paar maanden later aangaf anders naar het werk te kijken. “De DBA heeft zijn effect dus zeker niet gemist”, evalueert Verhaegen. “Ik merk duidelijk een sterker bewustzijn rond stress en burn-out. Dat er sinds de introductie van het instrument niemand meer met een burn- is uitgevallen out, is ook veelzeggend.” Voor Verhaegen is het reden genoeg om de DBA de komende maanden eveneens voor de medewerkers van de vestiging in Sint-Niklaas toegankelijk te maken. “We hadden al een breed aanbod rond welzijn in het bedrijf – zoals health cheques, fietsvergoeding, fruit op werk,… –, maar deze preventietool maakt het plaatje nu compleet.”
Minpunten ziet Verhaegen niet direct, al is hij er zich wel van bewust dat wellicht niet alle medewerkers zich bij een dergelijke zelfhulptool comfortabel zullen voelen. Belis bevestigt dat. “Uit eerder wetenschappelijk onderzoek weten we dat zelfhulpinstrumenten niet hetzelfde effect als individuele therapeutische sessies hebben, maar dat ze het wel in sterk mate benaderen. Ze hebben dus zeker we hun waarde als preventietool. Het wantrouwen van medewerkers trachten we weg te werken door telefonische ondersteuning aan te bieden en door hard op de betrokkenheid van de leidinggevenden in te zetten.”
Die laatsten spelen volgens Belis een sleutelrol in het bespreekbaar maken van stress en burn-out op de werkvloer. “Zoals een maag te veel zuur kan hebben, kunnen ook onze hersenen te veel emotie geven. Om een of andere reden zijn we dat wat uit het oog verloren. Als ze het goed aanpakken, kunnen leidinggevenden helpen om mentale gezondheid uit de taboesfeer te halen en er een minder beladen thema van te maken. Daar hebben we in onze bedrijven echt nood aan.”
